Module Prêts/Emprunts

Le module Prêts enregistre et suit les informations sur les objets prêtés (sortants) et empruntés (entrants) à d'autres institutions. Une fois saisis, les détails du prêt peuvent être utilisés pour générer un accord de prêt à signer par les deux institutions (sélectionnez Rapports sur l'onglet Accueil du ruban).

Les prêts incluent :

  • des prêts de l'institution à des tiers
  • des objets déjà enregistrés dans le Catalogue.

Les emprunts incluent :

  • des emprunts de l'institution à des tiers

    Des objets n'étant généralement pas déjà dans la collection—les objets impliqués dans l'emprunt doivent être enregistrés dans le module Catalogue avant leur inclusion—généralement de manière minimale.

Quand un prêt/emprunt est organisé pour un événement, l'enregistrement Prêts/Emprunts peut établir un lien vers l'enregistrement Événements via le champ Événement associé : (Information sur le prêt/emprunt).

Des dates de notification du début ou de la fin du prêt/de l'emprunt peuvent être spécifiées pour que la personne en charge du prêt/de l'emprunt (spécifiée dans les différents champs de Personnes à notifier) reçoive automatiquement un email l'informant de l'imminence du début / de la fin du prêt/de l'emprunt.

En général, un prêt/emprunt est associé à un déplacement et il est important d'enregistrer un enregistrement de Déplacements pour tout prêt et de le joindre à l'enregistrement Prêts/Emprunts.

Lorsqu'un objet emprunté arrive à l'institution, il est courant de créer un enregistrement de Déplacements qui est relié à l'enregistrement de Prêts/Emprunts via le champ Prêt ou emprunt associé dans le module Déplacements. Le diagramme suivant montre des exemples de la manière dont un enregistrement de Prêts/Emprunts est typiquement relié à des enregistrements de Déplacements et d'Événements :

Exemples de fichiers joints à un enregistrement Prêts

Un enregistrement de Prêts/Emprunts inclut des détails au sujet de :

  • Qui prête / emprunte un objet
  • La durée du prêt/de l'emprunt

    Dans le cas d'un emprunt, un enregistrement minimal (au moins) est ajouté au module Catalogue pour l'objet entrant.

Note: Comme chaque institution peut personnaliser EMu pour répondre à ses besoins, il existe de nombreuses versions différentes d'EMu. Même lorsque les institutions ont les mêmes modules, les onglets inclus dans chaque instance du module peuvent être différents ; et même lorsque les institutions ont des onglets portant le même nom, les champs de ces onglets peuvent être différents. C'est pourquoi cette section ne fournit qu'une description générale des modules.

Onglet Description

Rens. 1

Les détails du prêt/de l'emprunt, dont :

  • Le numéro du prêt ou de l'emprunt et sa direction (entrant / sortant)
  • Statut du prêt/emprunt
  • Les détails concernant le prêteur / l'emprunteur
  • Événement associé
  • Superviseur du prêt/emprunt

Rens. 2

Les détails concernant la requête et l'autorisation et les conditions du prêt/ de l'emprunt.

Dates

Les dates de commencement et de fin du prêt/de l'emprunt et les détails de sa prolongation le cas échéant.

Objets

Utilisée pour lister tous les objets dans un prêt/un emprunt.

Finances

Contient les détails à propos :

  • Des coûts associés au prêt/à l'emprunt, par exemple le transport
  • Assurance

Tâches

Voir L'onglet Tâches pour information.

Notes

Voir L'onglet Notes pour information.

Multimédia

Voir L'onglet Multimédia pour information.

Sécurité

Voir L'onglet Sécurité pour information.

Audit

Voir L'onglet Audit pour information.

Admin

Voir L'onglet Admin. pour information.

Le schéma suivant montre comment enregistrer un prêt/emprunt d'objet associé à un événement :

Créer un Prêt

  1. Rechercher l'enregistrement voulu dans le module Prêts/Emprunts.
  2. Dans l'onglet Rens. 1, sélectionner (en la cochant) la boîte Fermé : (Statut du prêt/emprunt) pour indiquer que le prêt est terminé et que tous les objets y étant associés ont été rendus.
  3. Sauvegarder l'enregistrement.
  1. Rechercher l'enregistrement voulu dans le module Prêts/Emprunts.
  2. Sélectionner l'onglet Finances.
  3. Dans le champ Détails de l'assurance joindre un enregistrement d'Assurance depuis le module Assurance.
  4. Sauvegarder l'enregistrement.